Ukratko
Zapisnik sa sednice stambene zajednice je jedini dokaz da je skupština nešto odlučila. Na njemu se zasniva upis upravnika u registar, ugovor sa izvođačem i svaki kasniji spor oko toga šta je izglasano. Zakon o stanovanju i održavanju zgrada (član 46) tačno navodi šta zapisnik mora da sadrži — i to je spisak koji se u praksi najčešće ne ispoštuje do kraja.
Šta zapisnik sa sednice mora da sadrži
Prema članu 46, zapisnik sadrži:
- mesto i dan održavanja sednice,
- ime lica koje je vodilo zapisnik,
- sažeti prikaz rasprave po svakoj tački dnevnog reda,
- rezultat glasanja po svakoj tački i način glasanja svakog prisutnog člana,
- spisak lica koja su učestvovala u radu sednice.
Stavka koja se najčešće preskoči je način glasanja svakog prisutnog člana. Nije dovoljno napisati „usvojeno sa 14 glasova za" — iz zapisnika mora da se vidi kako je glasao svaki prisutni vlasnik.
Ko potpisuje zapisnik
Zapisnik potpisuju upravnik, zapisničar ako je određen, i sva lica koja su učestvovala u radu sednice. Ako neko odbije da potpiše, to se konstatuje u zapisniku, uz razlog (član 46).
Zato je najlakše da se spisak prisutnih vodi kao lista sa potpisom uz svako ime — ta lista je istovremeno i spisak učesnika i mesto za potpise.
Pre sednice: šta mora da bude u redu da bi zapisnik vredeo
Zapisnik beleži sednicu, ali ne može da popravi sednicu koja nije pravilno sazvana:
- Sazivanje — sednica se održava najmanje dva puta godišnje i zakazuje je upravnik (član 41).
- Obaveštenje — dan, čas, mesto i dnevni red ističu se na vidnom mestu u zgradi najmanje tri dana pre sednice (član 43).
- Kvorum — potrebna je većina od ukupnog broja glasova članova; ako se sednica ne održi zbog nedostatka kvoruma, ponovljena sednica ima kvorum od jedne trećine (član 45).
- Većina za odluku — obične odluke se donose većinom glasova prisutnih, a raspolaganje zajedničkim delovima, poveravanje upravljanja profesionalnom upravniku i kreditno zaduživanje traže dve trećine ukupnog broja glasova (član 44).
Zato u zapisnik vredi upisati i koliko je glasova bilo prisutno u odnosu na ukupan broj — iz toga se kasnije vidi da je kvorum postojao.
Primer zapisnika sa sednice
Primer je obrazac po stavkama iz člana 46. Uglaste zagrade se zamenjuju podacima vaše zgrade.
ZAPISNIK sa sednice skupštine Stambene zajednice [ulica i broj], [mesto]
- Mesto i dan održavanja: [prostorija ili adresa], [datum], sa početkom u [čas].
- Zapisnik vodi: [ime i prezime].
- Prisutni: prema spisku u prilogu, sa oznakom posebnog dela i potpisom. Prisutno je [broj] od ukupno [broj] glasova — kvorum postoji.
- Dnevni red: 1. [prva tačka]; 2. [druga tačka]; 3. [ostala pitanja].
Tačka 1 — [naziv tačke]
- Rasprava: [sažeto — ko je šta predložio i koji su prigovori izneti, ne doslovno].
- Glasanje: za [broj], protiv [broj], uzdržano [broj]. Način glasanja svakog prisutnog člana dat je u prilogu, po posebnim delovima.
- Odluka: [tekst odluke — šta je usvojeno, iznos, rok, ko sprovodi].
Tačka 2 — [naziv tačke] — isto kao tačka 1.
Završetak: sednica je završena u [čas].
Potpisi: upravnik [ime]; zapisničar [ime]; učesnici prema spisku u prilogu. [Ime] je odbio da potpiše, uz razlog: [razlog].
Prilozi: spisak prisutnih sa potpisima; način glasanja po posebnim delovima za svaku tačku.
Najčešće greške u zapisniku
- Samo zbir glasova — bez podatka kako je glasao svaki prisutni član zapisnik ne ispunjava član 46.
- Odluka bez sadržine — „usvojena odluka o fasadi" ne kaže ništa; odluka mora da sadrži šta se radi, za koliko i ko je sprovodi.
- Nedostaju potpisi ili razlog odbijanja — ako neko nije potpisao, a to nije konstatovano, zapisnik je lako osporiti.
- Rasprava prepisana doslovno — zakon traži sažeti prikaz; dugačak zapisnik nije tačniji, samo se teže čita.
- Nema podatka o kvorumu — kad se kasnije pita da li je sednica bila punovažna, odgovor mora da stoji u zapisniku.
Zapisnik kad se glasa pisano ili elektronski
Vlasnik posebnog dela može da glasa i pisanim ili elektronskim putem, i tada se za potrebe kvoruma smatra da prisustvuje sednici (član 44). Zato je najbolje da takvi glasovi uđu u isti zapisnik, uz oznaku kako je glas dat, da zbir u zapisniku odgovara kvorumu.
Kad glasanje ide kroz KROV, rezultat po stanovima i izračunat kvorum prelaze u zapisnik bez prepisivanja, pa se broj u zapisniku ne može razmimoići sa onim što je stvarno izglasano. Kako izgleda sama sednica sa glasanjem na daljinu, opisano je na strani elektronsko glasanje, a postupak korak po korak u vodiču elektronsko glasanje u stambenoj zajednici.
Česta pitanja
Ko može da vodi zapisnik?
Zakon ne određuje ko; u zapisnik se upisuje ime lica koje ga je vodilo. Ako je skupština odredila zapisničara, on ga i potpisuje, pored upravnika i učesnika.
Da li je zapisnik potreban za registraciju stambene zajednice?
Da. Uz prijavu za upis prilaže se zapisnik sa sednice na kojoj je izabran upravnik, a kad se upravnik menja, uz prijavu za promenu podataka prilaže se zapisnik sa sednice na kojoj je izabran novi. Postupak je opisan u vodiču registracija stambene zajednice.
Šta ako neko odbije da potpiše zapisnik?
To se konstatuje u zapisniku, uz razlog odbijanja (član 46).
Ostale obaveze upravnika — od sazivanja sednice do godišnjeg izveštaja — opisane su u vodiču zakon o stanovanju i održavanju zgrada.
Napomena: Tekst je informativan i ne predstavlja pravni savet. Ako je stambena zajednica donela pravila vlasnika, proverite i šta ona propisuju za sednicu i zapisnik.