Zašto se izveštaj odlaže do poslednjeg dana
Zato što se pravi unazad. Upravnik u septembru otvara fasciklu, traži račune iz marta, prepisuje iznose u tabelu i pokušava da se seti šta je ono bilo u julu.
Ako se evidencija vodi uredno tokom godine, izveštaj je stvar sat vremena — sve što treba već postoji, samo se sabere.
Šta izveštaj mora da sadrži
Prihodi. Koliko je fakturisano stanovima i koliko je stvarno naplaćeno. Ta dva broja nisu ista i baš njihova razlika je najzanimljivija skupštini.
Rashodi po vrstama. Održavanje, komunalne usluge, popravke, bankarske naknade, naknada upravnika. Ne jedan zbir, nego po stavkama — inače prvo pitanje bude „a na šta je tačno otišlo".
Stanje računa na početku i na kraju perioda, uključujući rezervni fond ako se vodi odvojeno.
Dugovanja. Ukupan iznos i broj stanova koji kasne, po starosti duga. Bez imena, ali sa jasnom slikom koliko novca nedostaje.
Izvršeni radovi. Šta je urađeno, ko je izveo i koliko je koštalo. Ovo je deo koji stanari zaista čitaju.
Plan za narednu godinu. Šta predstoji, procena troška i da li postojeća naknada to pokriva.
Najčešće zamerke i kako ih izbeći
„Zašto je ovo toliko koštalo?" — uz svaku veću stavku navedite izvođača i broj računa. Kad postoji trag, rasprava se završava brzo.
„Gde je ostatak novca?" — pokažite razliku između fakturisanog i naplaćenog. Novca nema jer nije ni uplaćen, a to je druga tema (naplata duga) koju treba otvoriti odvojeno.
„Ko je to odobrio?" — pozovite se na odluku skupštine i datum. Ako je odluka doneta elektronskim glasanjem, imate i tačan rezultat po stanovima.
Kako se priprema brzo
- Izvestaj prihoda i rashoda za period — zbir po vrstama, direktno iz evidencije
- Stanje računa na prvi i poslednji dan perioda
- Pregled dugovanja po starosti
- Spisak izvršenih radova sa iznosima
- Plan — nekoliko rečenica o tome šta sledi
Ako se uplate knjiže uvozom bankovnog izvoda, a rashodi se evidentiraju kad nastanu, prva četiri koraka su gotova pre nego što ste seli da pišete.
Zapisnik i objavljivanje
Izveštaj se podnosi skupštini i ulazi u zapisnik. Zapisnik treba da sadrži datum, ko je prisustvovao, šta je usvojeno i kojim brojem glasova.
Objavite ga tako da bude dostupan svima — na oglasnoj tabli i u portalu za stanare. Time se unapred sklanja polovina pitanja koja inače stižu telefonom tokom godine.
Šta se dobija urednim izveštajem
Ne samo ispunjena obaveza. Zgrada koja svake godine vidi jasan pregled prihoda i rashoda mnogo lakše izglasa povećanje naknade kad zatreba, jer ljudi znaju gde novac odlazi.
Suprotno tome, kad izveštaja nema ili je nejasan, svaka rasprava o novcu postaje sumnja u upravnika.
Kako izgleda kad se sve sabere
Za zgradu od trideset stanova sa naknadom od 1.200 dinara mesečno, pregled na kraju godine izgleda otprilike ovako:
- Fakturisano: 432.000 dinara (30 stanova × 1.200 × 12)
- Naplaćeno: 389.000 dinara, dakle 90 odsto
- Preneto sa prošle godine: 61.000 dinara na računu
- Rashodi: 214.000 održavanje i popravke, 96.000 komunalne usluge, 44.000 naknada upravnika, 9.000 bankarske naknade
- Stanje na kraju: 87.000 dinara
- Dugovanja: 43.000 dinara na šest stanova, od čega dva duguju duže od godinu dana
Skupština iz ovakvog pregleda za minut vidi i koliko je ušlo, i koliko je ostalo, i gde je razlika. Bez tih nekoliko redova rasprava se svede na utisak.
Kad izveštaj ne bude usvojen
Dešava se, i nije kraj sveta. Najčešći razlog nije nepoverenje nego nedostatak podatka — traži se račun za jednu stavku ili objašnjenje za razliku koja nije obrazložena.
Zapisnik u tom slučaju treba da navede šta je konkretno traženo i do kada se dopunjuje, pa se izveštaj vraća na sledeću sednicu sa tim delom razjašnjenim. Odlaganje bez zapisanog razloga je gore od neusvajanja, jer se sledeće godine ista rasprava vodi ispočetka.
Vodite prihode, rashode i dugovanja na jednom mestu — pogledajte kako to radi u KROV-u ili nam se javite.